Appel d'offres

Un cahier des charges vise à définir exhaustivement les « spécifications de base » d’un produit ou d’un service à réaliser.

Le cahier des charges ((en)scope statement en anglais) prend des formes variables selon le type d’activité (production ou service récurrent, projet ponctuel,…), selon le domaine d’activité principal concerné et selon la culture d’entreprise.
Consistance générale d’un cahier des charges
Outre les spécifications de base, le cahier des charges décrit notamment :

les enjeux sous-jacents ;
les objectifs généraux à atteindre, y compris le livrable principal ;
les modalités éventuelles d’exécution (notamment coûts estimés a priori, délai, jalons,…), sans toutefois imposer des solutions ;
les critères d’évaluation du livrable et des autres objectifs ;
les contraintes principales ;
les exclusions.

Utilisation du cahier des charges
En interne, le cahier des charges sert à formaliser les besoins et à les expliquer aux différents acteurs pour s’assurer que tout le monde est d’accord. En particulier, le cahier des charges permet de cadrer la ou les missions des acteurs impliqués, et notamment celles du directeur de projet (coté maîtrise d’ouvrage) et/ou du chef de projet (coté maîtrise d’œuvre).

Le cahier des charges sert ensuite à sélectionner le prestataire ou soumissionnaire (dans le cas d’un appel d’offres), et à organiser la relation tout au long du projet.

Le cahier des charges est considéré comme un référentiel partagé par le prestataire et l’équipe interne, et décliné dans les documents contractuels.

Vers l’externe, le cahier des charges est en outre un outil fondamental de communication du directeur de projet et/ou du chef de projet.

Le cahier des charges est un document contractuel entre le client et le prestataire/vendeur, mais il ne constitue pas à lui seul le contrat commercial.

Le cahier des charges permet en outre de remplir l’obligation générale d’information du vendeur ou du prestataire vis-à-vis de son client (code de la consommation, Livre Ier, titre Ier, chapitre Ier).

Le processus d’appel d’offres
En capitalisant sur les dernières avancées des ventes complexes, il ressort comme étant primordial d’optimiser les efforts tout au long de la démarche, avant l’appel d’offres jusqu’à sa concrétisation. Un appel d’offres se gagne au moyen d’un travail en équipe pour décider de la stratégie de réponse et formaliser de façon concurrentielle la réponse des entreprises.

On distingue les étapes suivantes :

1. Rédaction du Cahier des charges,
2. Création de lots.
3. Définition des critères de choix
4. Choix des soumissionnaires et diffusion de l’appel d’offres,
5. Réception analyse des offres et évaluation des soumissionnaires,
6. Choix du prestataire et contractualisation.
Ces étapes structurent le plan projet.

Un appel d’offres est une procédure qui permet à un commanditaire (le maître d’ouvrage), de faire le choix de l’entreprise (le soumissionnaire qui sera le fournisseur) la plus à même de réaliser une prestation de travaux, fournitures ou services. Le but est de mettre plusieurs entreprises en concurrence pour fournir un produit ou un service.

Pour les marchés publics, les règles de mise en concurrence sont très variables entre l’Union européenne, en particulier la France, et les États-Unis.

Les appels d’offres sont devenus en quelques années une pratique courante de tous les processus d’achat dans le monde des ventes B to B. Ils traduisent le poids des directions des achats et l’intensité de la concurrence. Des Jeux Olympiques à un crédit bancaire en passant par une solution industrielle ou un projet informatique, tous les secteurs sont concernés.

La pratique de beaucoup de directions commerciales, de la PME au grand groupe international, est encore souvent artisanale. Le processus de travail est source de beaucoup de déperdition d’énergie, de coûts croissants, de frustrations des acteurs multiples et au final d’un pourcentage de gain inférieur aux espérances.