Appel d'offres

Un cahier des charges vise à définir exhaustivement les « spécifications de base » d’un produit ou d’un service à réaliser.

Le cahier des charges ((en)scope statement en anglais) prend des formes variables selon le type d’activité (production ou service récurrent, projet ponctuel,…), selon le domaine d’activité principal concerné et selon la culture d’entreprise.
Consistance générale d’un cahier des charges
Outre les spécifications de base, le cahier des charges décrit notamment :

les enjeux sous-jacents ;
les objectifs généraux à atteindre, y compris le livrable principal ;
les modalités éventuelles d’exécution (notamment coûts estimés a priori, délai, jalons,…), sans toutefois imposer des solutions ;
les critères d’évaluation du livrable et des autres objectifs ;
les contraintes principales ;
les exclusions.

Utilisation du cahier des charges
En interne, le cahier des charges sert à formaliser les besoins et à les expliquer aux différents acteurs pour s’assurer que tout le monde est d’accord. En particulier, le cahier des charges permet de cadrer la ou les missions des acteurs impliqués, et notamment celles du directeur de projet (coté maîtrise d’ouvrage) et/ou du chef de projet (coté maîtrise d’œuvre).

Le cahier des charges sert ensuite à sélectionner le prestataire ou soumissionnaire (dans le cas d’un appel d’offres), et à organiser la relation tout au long du projet.

Le cahier des charges est considéré comme un référentiel partagé par le prestataire et l’équipe interne, et décliné dans les documents contractuels.

Vers l’externe, le cahier des charges est en outre un outil fondamental de communication du directeur de projet et/ou du chef de projet.

Le cahier des charges est un document contractuel entre le client et le prestataire/vendeur, mais il ne constitue pas à lui seul le contrat commercial.

Le cahier des charges permet en outre de remplir l’obligation générale d’information du vendeur ou du prestataire vis-à-vis de son client (code de la consommation, Livre Ier, titre Ier, chapitre Ier).

Le processus d’appel d’offres
En capitalisant sur les dernières avancées des ventes complexes, il ressort comme étant primordial d’optimiser les efforts tout au long de la démarche, avant l’appel d’offres jusqu’à sa concrétisation. Un appel d’offres se gagne au moyen d’un travail en équipe pour décider de la stratégie de réponse et formaliser de façon concurrentielle la réponse des entreprises.

On distingue les étapes suivantes :

1. Rédaction du Cahier des charges,
2. Création de lots.
3. Définition des critères de choix
4. Choix des soumissionnaires et diffusion de l’appel d’offres,
5. Réception analyse des offres et évaluation des soumissionnaires,
6. Choix du prestataire et contractualisation.
Ces étapes structurent le plan projet.